Zoeken
  • Frank N.M. Groot

DE PORTFOLIO AAN INITIATIEVEN IN DE SCHIJNWERPER.

Bijgewerkt: apr 9




DE PORTFOLIO AAN INITIATIEVEN IN DE SCHIJNWERPER.

De surrealistische situatie waar we nu met elkaar al enige weken inzitten zou zomaar eens wat langer kunnen duren dan we allemaal graag zouden willen. Een groot deel van het management en medewerkers in  organisaties werkt (deels)  vanuit huis  of wisselt  als vitaal team van week tot week met een ander team. Initiatieven en activiteiten lopen zo goed mogelijk door, maar het grootste deel is een paar weken geleden even in de pauzestand gezet. Van managementteams (MT's) wordt nu leiderschap verwacht om op dit moment de portfolio van initiatieven en activiteiten opnieuw te bekijken en helderheid te geven aan de organisatie wat er de komende periode wel of niet opgepakt gaat worden. Je wilt immers zicht geven op de nabije toekomst. Maar hoe doe je dat als MT zo verantwoord en overzichtelijk mogelijk?  Is daar een gefundeerde besluitvormingsmethodiek voor?


Die herweging van de portfolio kun je systematisch aanpakken door twee besluitvormingsmethodieken met elkaar te combineren: ‘BUG’ en ‘4S’. 

De 4S Denktechniek.




De denktechniek ‘4 S’ levert een aanpak om heldere prioriteiten te kunnen stellen. Gebruik deze methodiek daarom vooral nu: de situatie in de markt en binnen de organisatie is immers fundamenteel veranderd en er moeten nu echte keuzes door het Managementteam gemaakt worden. Welke activiteiten moeten stoppen, kunnen wel een tandje minder of moeten juist door de huidige situatie en de visie die het managementteam heeft op de nabije toekomst, meer energie en middelen toegewezen krijgen? Dit kan fysiek in een ruimte, dan wel 1,5 meter afstand houden, maar tevens prima met behulp van online co-creatie tools zoals Microsoft Teams, Zoom, Mural of bijvoorbeeld een online Mindmap (zelf gebruik ik daarvoor Mindjet Mindmanager). Zet dan deze stappen:

o Deze methodiek gebruik je om prioriteiten te stellen. Er moet dus wel een overzicht zijn van de activiteiten en initiatieven die al in uitvoering zijn of nog gestart moeten worden: een activiteitenplan en/of een activiteitenrapportage bijvoorbeeld. Zorg ervoor dat ieder teamlid een dergelijk overzicht van tevoren ter beschikking heeft en heeft kunnen doornemen. Ga dit dus niet tijdens de 4 S-sessie zelf in kaart brengen. Maak bijvoorbeeld ook een online mindmap met deze activiteiten. Het gaat nu immers om de ‘essentials’ en niet om een overzicht van álle activiteiten en initiatieven.

o Verdeel dan een flip-overvel in vier gelijke delen. Zet in de kwadranten achtereenvolgens: Start, Stop, Slowdown en Speed. Als je online werkt: bouw de 4 kwadranten bijvoorbeeld op in een mindmap of in Mural.

o Ieder maakt op geeltjes, dat kan bijvoorbeeld ook prima online, individueel een keuze van de te starten, te stoppen, te temporiseren of te versnellen activiteiten. Tijdens deze stap discussieer je nog niet! Dat is essentieel in deze methodiek. Die keuze maak je aan de hand van de BUG-denktechniek. Daar kom ik zo nog even op terug.

o Plak individueel, zonder toelichting en discussie, de geeltjes in het desbetreffende kwadrant. De online variant hiervan is dat iedereen, maar vooral zonder discussie, zijn keuzes zichtbaar maakt in de co-creatie online tool die je gebruikt. De meeste online tools hebben hier een mogelijkheid toe.

o Reflecteer dan op het totaalbeeld, discussieer met elkaar en bespreek de eventuele verschillen aan de hand van de BUG-denktechniek. (voor BUG: zie hieronder)

o Maak de noodzakelijke keuzes aan de hand van BUG en spreek zorgvuldig af hoe je dit verder in de organisatie gaat communiceren.


De BUG Denktechniek.


Om initiatieven te prioriteren binnen de 4S methodiek, werken de meeste teams met twee variabelen: hoe urgent is het initiatief op dit moment en hoe belangrijk is het. Er is echter een derde variabele die de gezamenlijke besluitvorming naar een volgend niveau tilt: de groei.

Een vraagstuk kan bijvoorbeeld op dit moment nog niet zo belangrijk zijn voor de organisatie, het kan ook wel enige tijd blijven liggen, maar toch moet er iets aan gebeuren omdat het de neiging heeft tot exponentiële groei: misschien vormt het vandaag nog geen probleem, maar bijvoorbeeld al wel in het volgende kwartaal.


BUG (Belang, Urgentie en Groei) geeft dan ook inhoud aan drie aspecten die bij het nemen van een goede beslissing van belang zijn:


o Hoe belangrijk is dit nu,

o Hoe urgent is het eigenlijk en,

o Hoe is de ontwikkeling, de groei als we hier nu niets aan doen?

Je weegt, prioriteert de portfolio aan initiatieven dan ook langs de lijnen van deze drie variabelen.

Deze twee denktechnieken zijn afkomstig uit het boek 52 Patroondoorbrekende Denktechnieken voor Managers door Frank Groot.

0 keer bekeken